Penyediaan Minit Mesyuarat Satu Bentuk Latihan Penulisan

Teks: Masitah Samsudin

Foto: Carian google

Assalamualaikum dan salam sejahtera.

Hari ini di pejabat, saya begitu sibuk menyediakan minit mesyuarat. Mesyuarat dah berlalu hampir dua minggu tetapi baru hari ini ada mood untuk buat minit. Teruk kan? Orang lain habis meeting sahaja, minit pun terus menyusul tetapi saya, kena tunggu mood dulu. Bukan apa, mesyuarat kali ini panjang lebar pula agendanya. Pelbagai jenis isu yang dibentangkan. Kena tunggu pening semasa mesyuarat hilang dahulu barulah boleh peningkan kepala untuk siapkan minit mesyuarat. Teori tak masuk akal tu. J

Rasanya semua tahu apa itu minit mesyuarat kan. Ia merupakan suatu catatan, rekod atau dokumen rasmi mengenai sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut. Apapun, saya nak bercerita tentang penyediaan minit mesyuarat ni. Walaupun ianya ringkas (eh, tak ringkas mana tau.) namun saya merasakan bahawa ianya adalah salah satu bentuk latihan penulisan. Walaupun saya menyediakan minit mesyuarat dalam bahasa inggeris namun proses penyediaannya tetap sama. Harus betul dari segi tatabahasa, ejaan dan kronologinya. Laras bahasanya haruslah bersifat formal. Tambahan pula, ia dihantar kepada ketua dan rakan sekerja. Jadi, seharusnyalah kemas dan teratur.

Dalam hal-hal yang memerlukan suatu tindakan, nama orang yang dipertanggungjawabkan harus dicatatkan. Kebiasaanya ia ditulis secara tebal atau pun menggunakan warna tulisan yang berlainan. Ini bertujuan untuk menyerlahkan hal tersebut. Dalam hal ini bagi saya ia memerlukan ketelitian. Sekiranya tersalah rekod, jenuh hendak menjawab pula nanti.

Minit mesyuarat ini penting kerana ia merupakan sumber rujukan di masa hadapan. Namun begitu, penyediaan minit mesyuarat adalah berbeza antara sesebuah syarikat mahupun bahagian. Pendapat saya, minit mesyuarat untuk syarikat swasta lebih bersifat santai (macam minit mesyuarat yang saya buat la) tetapi ia lebih bersifat formal untuk syarikat awam. Lebih banyak protokol dan format yang perlu dipatuhi.

Kesimpulannya, ringkas atau tidak ia tetap memberi cabaran yang tersendiri. Saya memang kagum pada mereka yang mengambil dan membuat minit mesyuarat kerana dari pengalaman saya, penyediaan minit mesyuarat ini kadang kala memeningkan kepala. Jadi, memang tabiklah pada mereka yang suka dan tidak pernah merungut. Sekalung tahniah saya ucapkan.

Selamat Maju Jaya dan semoga dedikasi dalam meneruskan tugas anda.

Learning Is Fun T__T